Una cadena de salones de belleza con varias sucursales nos buscó por un problema que parecía sencillo: querían dar mejor seguimiento a sus clientas. Al revisar su operación encontramos algo más grande. Por respeto a su privacidad no usamos su nombre.
El punto de partida
- Un sistema de punto de venta antiguo, sin soporte del fabricante.
- La agenda de citas y el seguimiento a clientas vivían en hojas de cálculo y en la memoria de cada sucursal.
- Cada servicio debía registrarse con un folio en una libreta, que es lo que permite saber qué se vendió, quién lo atendió y cuándo le toca volver a la clienta.
Lo que encontramos al cruzar los datos
Cruzamos los tickets del punto de venta contra los folios capturados. En la gran mayoría de los casos coincidían, lo que confirmó que el folio era una fuente confiable. Pero apareció una cantidad importante cobrada en caja sin folio. Ese dinero sí entró, pero nadie podía saber qué servicio fue, quién lo atendió ni cuándo invitar de nuevo a esa clienta.
Además, al revisar el historial, encontramos cientos de clientas que habían dejado de ir y a las que nadie había vuelto a contactar. La mayoría tenía buen historial en el salón. Nadie les había recordado que ya les tocaba volver.
Qué construimos
- Captura de folios en tableta, en dos renglones, con aviso si la cita se empalma con otra.
- Agenda por día y por semana, compartida entre gerencia y sucursal.
- Una fila de seguimiento automática: el sistema calcula cuándo le toca volver a cada clienta según su último servicio y le arma a la gerente la lista del día.
- Mensajes por WhatsApp con un clic, enviados por la dueña o la gerente. Solo ellas ven los datos de contacto, por decisión del negocio.
- Un tablero para la dueña con los folios faltantes por sucursal, para cerrar la fuga de información.
La primera versión quedó en producción en unas seis semanas, empezando por una sucursal piloto antes de llevarla a las demás.
Lo que se aprende de este caso
- El problema que te llevan casi nunca es el más caro. Pedían seguimiento a clientas; lo que más dinero representaba eran las ventas sin registrar.
- Cruzar dos fuentes de datos que ya existen suele revelar más que cualquier reporte nuevo.
- Las reglas del negocio se respetan, incluso las que parecen raras desde fuera, como quién puede ver un teléfono.
Si tienes un negocio con sucursales, citas o servicios recurrentes, conoce lo que hacemos para hotelería y retail.
