Son las diez de la mañana y un cliente te escribe por WhatsApp: necesita doce placas de 3/8 cortadas a 1.20 por 0.80 y treinta tramos de PTR a medida, entregados en su planta de Apodaca. Tu vendedor abre su Excel, busca el precio del kilo, le pregunta a compras si ya llegó la lista nueva del proveedor, calcula el peso de cada pieza, suma los cortes, le pide a logística el flete y espera a que el gerente autorice el descuento.
La cotización sale a las cinco de la tarde. Para entonces, el cliente ya pudo haber pedido precio a otras dos distribuidoras.
Si esto te suena, vale la pena revisar cómo cotiza tu equipo y qué herramienta le estás dando para hacerlo.
Por qué cotizar acero no se parece a cotizar de lista
Una distribuidora de abarrotes cotiza con un catálogo: código, precio, cantidad. Casi todo lo que vas a leer sobre "cotizar más rápido" está pensado para ese caso.
En acero, lámina o empaque el precio casi nunca está escrito en una lista. Se calcula. El cliente pide en piezas, en metros o en medidas, y tú cobras por kilo. Entre una cosa y otra hay una fórmula de peso, uno o varios cortes, un sobrante que alguien tiene que pagar y un costo de material que tal vez cambió desde el lunes.
Por eso un vendedor con experiencia cotiza bien y uno nuevo se tarda el doble o se equivoca. El conocimiento vive en la cabeza de las personas y en sus archivos.
Dónde se va el tiempo
Si sigues una cotización de principio a fin, el tiempo se va casi siempre en los mismos cinco lugares:
- El costo vigente. ¿Con qué precio cotiza el vendedor hoy? Si la lista de tu proveedor cambia, alguien tiene que avisar y alguien tiene que actualizar cada archivo.
- El peso teórico. Hay que pasar de medidas a kilos con la fórmula correcta para cada perfil, calibre y tipo de acero.
- Cortes y merma. Cuántos cortes lleva el pedido, cuánto cobras por cada uno y qué pasa con el sobrante de la placa o del tramo.
- El flete. Depende de la zona, del peso total y de si el cliente pidió entrega o recoge en tu patio.
- La autorización. Si el vendedor quiere dar un precio especial, espera a que el gerente conteste.
Cada uno de estos pasos es razonable. El problema es que se hacen en serie, a mano y con preguntas por teléfono.
Ruta 1: el Excel del vendedor
Qué resuelve. Es rápido de armar, el vendedor lo entiende y no cuesta nada. Para una distribuidora chica, con pocos productos y uno o dos vendedores, puede ser suficiente durante años.
Dónde truena. Cada vendedor termina con su propia versión. Uno tiene el costo de la semana pasada, otro modificó la fórmula de merma, otro ya no cobra los cortes. Nadie sabe cuántas cotizaciones salieron ese mes, cuáles se ganaron y por qué se perdieron las demás. Si te reconoces aquí, revisa estas señales de que el Excel ya te quedó chico.
Ruta 2: el módulo de cotizaciones de tu ERP
Qué resuelve. Tienes un solo catálogo, cada cotización lleva folio, queda historial por cliente y, cuando el cliente acepta, la cotización se convierte en pedido sin volver a capturar.
Dónde truena. Muchos de estos módulos están pensados para cotizar por partida con un precio de lista. Cuando el precio sale de peso, corte y merma, el vendedor hace el cálculo afuera, en su Excel, y luego pega el total en el ERP. Tienes dos sistemas y el error sigue en el mismo lugar.
Antes de descartarlo, pídele a tu proveedor del ERP que te muestre en vivo una cotización de placa cortada a medida, con merma y flete. Si lo resuelve bien, quizá solo te falta configurarlo.
Ruta 3: un cotizador hecho para tu forma de vender
Qué resuelve. El vendedor captura lo que pidió el cliente, en las unidades en que lo pidió. El sistema calcula el peso, los cortes, la merma y el flete con tus reglas, toma el costo vigente de un solo lugar y le muestra al vendedor su margen. Si el descuento se sale del rango, le pide autorización al gerente desde el celular. Todo queda registrado: qué se cotizó, a quién, con qué costo y si se ganó.
Además puede conectarse con tu ERP para que la cotización aceptada pase como pedido. Así trabajamos los sistemas para manufactura y distribución: encima de lo que ya tienes, sin pedirte que lo cambies.
Qué exige de ti. Que tus reglas se puedan escribir. Si la merma "depende de cómo ande el gerente", primero hay que ponerse de acuerdo en una regla. También necesitas a alguien responsable de mantener el costo actualizado y un par de vendedores que lo prueben antes de soltarlo a todo el equipo.
Qué necesitas tener en orden antes de cualquiera de las tres
Ninguna herramienta cotiza bien si la información de origen está revuelta. Antes de elegir, revisa que tengas:
- Un catálogo limpio, con códigos, perfiles, calibres y medidas sin duplicados.
- Una sola fuente del costo y una persona que la actualice cuando cambie.
- Reglas de corte y merma escritas: cuánto cobras por corte y cómo tratas el sobrante.
- Una tabla de flete por zona o por rango de peso.
- Quién autoriza qué descuento y hasta qué porcentaje.
Si hoy no tienes esto, empieza por aquí. Es trabajo que vas a necesitar con cualquiera de las tres rutas.
Cuándo quedarte con lo que tienes
No toda distribuidora necesita un cotizador propio. Quédate con lo que tienes si:
- Cotizas pocas veces a la semana y casi siempre productos de lista.
- Tienes uno o dos vendedores y un Excel bien hecho que una sola persona mantiene.
- Tu ERP ya calcula por kilo, con cortes y merma, y tu equipo de verdad lo usa.
Si estás en el último caso, lo que te falta es configuración y disciplina, no otro sistema. Para decidir con más calma, aquí explicamos cuándo conviene software a la medida y cuándo un sistema comercial.
