Es viernes en la tarde y haces una pregunta sencilla: ¿cuánto nos deben de la obra de la plaza? El residente dice que la estimación 7 ya la entregó. Administración dice que todavía no llega la autorización. El contador dice que la 5 ya se facturó, pero no sabe si cayó el pago. El martes alguien te manda un Excel con un número, y ese número ya no cuadra con el estado de cuenta.
Con una sola obra, esto se resuelve con una llamada. Con cinco o seis obras abiertas, cada una con su cliente, su contrato y su forma de pagar, la pregunta "cuánto nos deben" se vuelve un reporte que alguien arma a mano cada vez que lo pides.
Aquí va una forma de ordenar el control de estimaciones para que esa respuesta esté a la vista sin esperar al martes.
Qué quieres saber en realidad de tus estimaciones
Cuando un director pregunta por las estimaciones, casi nunca le interesan los números generadores. Quiere cuatro cifras por obra:
- Lo ejecutado que todavía no se estima. Trabajo hecho que no ha entrado a ninguna estimación.
- Lo estimado que espera revisión o autorización del cliente o de la supervisión.
- Lo autorizado y facturado que no ha caído al banco.
- Lo retenido: cuánto te tienen guardado y cuándo lo vas a recuperar.
A cada cifra le falta un dato para servir: desde cuándo. Una estimación en revisión desde hace tres días no preocupa. Una que lleva cinco semanas ahí es dinero que tu obra está financiando sin que nadie lo haya decidido.
Los cinco estados de una estimación y dónde se atoran
Si sigues una estimación desde que el residente la empieza hasta que el dinero entra, pasa por cinco estados. En cada uno se atora por razones distintas.
- En integración. El residente arma generadores, croquis, fotos y notas de bitácora. Se atora cuando falta un soporte o el residente anda en el colado.
- Presentada. Ya la entregaste al cliente o a la supervisión. Lo que importa aquí es la fecha de entrega, porque desde ahí corren los plazos de revisión. Si no la registras, después no puedes reclamar nada.
- En revisión u observada. El supervisor no está de acuerdo con un volumen o pide otro soporte. Aquí se pierde más tiempo, en el ida y vuelta de correos. Conviene decidir rápido si la diferencia se corrige o se pasa a la siguiente estimación, para que lo demás avance.
- Autorizada y facturada. Aquí muchas constructoras sueltan el seguimiento, porque sienten que ya está. Pero autorizada todavía falta por cobrar. La factura tiene que salir por el importe correcto, con sus descuentos, y alguien tiene que saber en qué fecha debería pagarse.
- Pagada. El depósito se concilia contra la estimación. Parece trivial hasta que el cliente paga dos estimaciones en un solo depósito, o paga una parte y retiene otra sin avisar.
Lo que casi nadie suma: anticipo por amortizar, retenciones y garantías
El importe de la estimación y lo que entra al banco casi nunca coinciden. Entre uno y otro hay descuentos que, si no los llevas por obra, te inflan el flujo que crees tener.
- Amortización del anticipo. Si recibiste anticipo, cada estimación te descuenta una parte. En obra pública federal, el Reglamento de la Ley de Obras Públicas dice que la amortización es proporcional al porcentaje de anticipo otorgado (artículo 143). En obra privada, la forma la fija el contrato. Lo que tienes que ver en todo momento es el saldo de anticipo por amortizar de cada obra.
- Retención o fondo de garantía. En obra privada es común que el cliente retenga un porcentaje de cada estimación y lo libere al terminar la obra o después de un plazo. El porcentaje y la fecha están en tu contrato. Sumado entre todas tus obras, es dinero que nadie tiene presente.
- Penas y otros descuentos. Penas convencionales por atraso, cargos que el cliente te descuenta según el contrato y, en obra pública federal, el derecho de cinco al millar sobre el importe de cada estimación, que la oficina pagadora retiene al pagar (Ley Federal de Derechos, artículo 191).
En obra pública federal la garantía funciona distinto. El artículo 66 de la Ley de Obras Públicas pide que, antes de la recepción de los trabajos, el contratista elija entre una fianza del 10 % del monto total ejercido, una carta de crédito irrevocable del 5 % o aportar el 5 % en un fideicomiso, por doce meses. Su vencimiento también debe estar en tu calendario.
Si tu reporte de cobranza no trae estas columnas por obra, el número de "lo que nos deben" sale más alto que el que realmente vas a cobrar este mes.
Obra pública y obra privada: de dónde salen los plazos en cada una
En obra pública federal, los plazos los pone la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. La misma ley aplica a obras de estados y municipios cuando se pagan total o parcialmente con recursos federales (artículo 1, fracción VI). El artículo 54 dice:
- En contratos a precios unitarios, las estimaciones se formulan con una periodicidad no mayor de un mes.
- El contratista las presenta a la residencia dentro de los seis días naturales siguientes a la fecha de corte que fija el contrato, con la documentación de soporte.
- La residencia tiene no más de quince días naturales desde la presentación para revisarlas y autorizarlas. Las diferencias que no se resuelvan en ese plazo se incorporan en la siguiente estimación.
- La dependencia paga en no más de veinte días naturales contados desde la autorización y desde que presentaste la factura.
Ojo con un detalle: la ley habla de días naturales. Hay guías en internet que dicen hábiles. Si la dependencia no paga, el artículo 55 le obliga a pagar gastos financieros cuando tú los solicitas. Y el artículo 133 del Reglamento agrega dos detalles que pesan: en precios unitarios, la estimación que la dependencia no resuelve en plazo se tiene por autorizada, y si tú no la presentas a tiempo, pasa a la siguiente fecha de corte sin derecho a gastos financieros. Ese Reglamento se reformó por última vez en 2023, antes de los cambios de 2025 a la ley; ante un reclamo, que lo revise tu abogado.
Todo esto depende de una sola cosa: tener registrada la fecha en que presentaste, en que te autorizaron y en que facturaste.
En obra del estado o de un municipio de Nuevo León sin recursos federales, aplica la Ley de Obras Públicas para el Estado y Municipios de Nuevo León, junto con lo que diga tu contrato.
En obra privada, los plazos, el anticipo, la retención y el formato de la estimación salen del contrato que firmaste con cada cliente. Por eso cada obra trae reglas distintas. Para cada contrato conviene sacar estos datos y tenerlos en un solo lugar:
- Periodicidad y fecha de corte.
- Plazo de revisión del cliente o de su supervisión.
- Plazo de pago a partir de la autorización o de la factura.
- Documentos que hay que entregar con cada estimación.
- Porcentaje de anticipo y cómo se amortiza.
- Porcentaje de retención y cuándo se libera.
- Penas convencionales.
Pasa lo mismo que con los avisos antilavado en una desarrolladora: la regla está escrita, pero vive en un PDF que nadie abre cuando hace falta. Si los plazos de cada contrato se cargan una vez, el sistema puede avisarte cuando una estimación ya pasó el plazo de revisión que el cliente firmó.
Por qué el Excel por obra deja de alcanzar cuando tienes varias
El Excel por obra funciona mientras una persona lo lleva y tú tienes pocas obras. Con varias, empieza a fallar en lugares predecibles:
- Cada obra tiene su archivo y su formato. El consolidado se arma copiando y pegando, y cada vez sale distinto.
- Se guardan importes y se pierden fechas. Sabes cuánto se estimó, pero no desde cuándo está en revisión.
- El banco va por otro lado. Los depósitos no se cruzan con las estimaciones.
- Las retenciones se pierden en una columna. Nadie suma lo retenido de todas las obras ni avisa cuándo se libera.
- Las razones sociales se mezclan. Si facturas desde más de una empresa, el archivo por obra no te dice cuánto le deben a cada una.
Si te reconoces en tres o más de estos puntos, revisa también las señales de que el Excel ya te quedó chico.
Cuándo te basta un sistema comercial
En México hay varios programas de control de obra con módulo de estimaciones. Para muchas constructoras son la mejor opción, y un sistema a la medida sería gastar de más. Te conviene uno comercial si:
- Trabajas con una sola razón social y tus contratos se parecen entre sí.
- Tus clientes aceptan la estimación en el formato que genera el programa.
- Tu equipo está dispuesto a capturar ahí y dejar el Excel.
- Ya tienes un ERP con módulo de obra que nadie usa. Ahí lo que falta es configurarlo y que alguien se haga cargo; otro sistema no lo arregla.
Y si tienes una o dos obras al año, un Excel bien diseñado que una sola persona mantiene puede ser suficiente. Para decidir con calma, aquí explicamos cuándo conviene software a la medida y cuándo un sistema comercial.
Cuándo conviene uno hecho para tu constructora
Un sistema propio empieza a tener sentido cuando tu operación no cabe en el molde de un programa comercial:
- Facturas desde varias razones sociales, o mezclas obra pública y privada.
- Cada contrato trae su propio anticipo, su retención y sus plazos, y necesitas que el sistema los respete por obra.
- Tus clientes piden la estimación en su propio formato y hoy alguien la vuelve a capturar en el de cada uno.
- Ya tienes contabilidad o ERP y quieres que las estimaciones se conecten con eso sin cambiarlo.
En la práctica se ve así: el residente sube la estimación con su soporte desde la obra, cada estimación tiene un estado y una fecha, el sistema avisa cuando una se pasa del plazo del contrato, administración ve qué está facturado y qué ya cayó al banco, y tú abres un tablero con las cuatro cifras de cada obra, incluido lo retenido. Es el tipo de sistema que armamos para constructoras e inmobiliarias.
Si además ya registras la jornada de tus cuadrillas por frente, como explicamos en registro de jornada en obra, puedes poner lo que te cuesta cada frente junto a lo que ya estimaste de él.
Lo que exige de ti: que alguien saque los datos de cada contrato vigente y que los residentes acepten capturar en el momento y dejen de reconstruir el viernes. Sin eso, ningún sistema te va a dar el número correcto.
