Ya decidiste que tu empresa necesita un sistema propio. Quizá el cotizador en Excel ya no aguanta, o cada sucursal lleva el inventario a su manera, o el control de obra depende de un grupo de WhatsApp. Pediste dos o tres cotizaciones y ahora tienes enfrente propuestas que no se parecen entre sí: una de tres páginas, otra de cuarenta, y precios que no hay forma de comparar.
Para evaluar a un proveedor te alcanza con hacer buenas preguntas y fijarte en cómo te contestan. Saber de programación no hace falta.
Estas son las nueve que nosotros haríamos si estuviéramos de tu lado de la mesa. Si todavía dudas entre mandar a hacer un sistema o comprar uno que ya existe, empieza por esta comparación y regresa después.
Lo que vas a recibir
1. ¿De quién es el código cuando terminemos? Pide que la respuesta esté en el contrato, con todas sus letras: quién es titular de los derechos sobre el sistema, que te entregan el código fuente y en qué momento. Un "claro, es tuyo" dicho en una junta no te sirve el día que quieras cambiar de proveedor.
2. ¿A nombre de quién quedan las cuentas? El sistema vive en algún lado: un servidor, un dominio, una base de datos, las cuentas desde donde salen los avisos. Si todo eso está a nombre del proveedor y pagado con su tarjeta, tu sistema depende de que esa relación siga bien. Lo sano es que las cuentas estén a nombre de tu empresa y que el proveedor tenga acceso para trabajar.
3. ¿Puedo sacar mis datos cuando quiera? Tus clientes, tus cotizaciones, tus existencias y tu historial son tuyos. Pregunta en qué formato los puedes descargar y si lo puedes hacer tú, sin pedirle permiso a nadie.
Cómo van a trabajar contigo
4. ¿Quién va a venir a entender mi operación? Un sistema para una distribuidora de acero queda distinto si alguien estuvo una mañana en el mostrador viendo cómo se cotiza por kilo y por corte. Pregunta quién va a platicar con tu gente de almacén, de ventas o de obra, y si esa persona es la misma que después toma las decisiones del proyecto.
5. ¿Qué es lo primero que voy a poder usar? Desconfía de los proyectos donde todo se entrega junto al final. Pide que te digan cuál es la primera parte que tu equipo va a probar con datos reales, aunque sea pequeña. Ahí salen los malentendidos, cuando todavía es barato corregirlos.
6. ¿Qué pasa cuando cambie lo que pedí? Va a cambiar. A medio proyecto tu gerente de compras va a recordar una excepción que nadie mencionó. Pregunta cómo se cotizan esos cambios, quién los autoriza y cómo te enteras de que algo se sale del alcance antes de verlo en una factura.
El día después de la entrega
7. ¿Quién lo mantiene y cuánto cuesta al mes? Un sistema en uso necesita atención: respaldos, actualizaciones de seguridad, ajustes cuando cambia tu operación. Pide que te separen el costo de construirlo del costo de mantenerlo, y que te digan qué incluye cada uno.
8. ¿Qué pasa si dejamos de trabajar juntos? Es la pregunta incómoda y la más útil. Un proveedor serio te puede explicar, paso por paso, cómo le entregaría el sistema a otro equipo: código, accesos, documentación y una explicación de cómo está armado. Si la respuesta es vaga, ya sabes cuánto dependerías de esa empresa.
9. ¿En qué caso me dirías que no lo haga? Quien solo vende software a la medida tiende a recomendar software a la medida. Pregunta directamente si tu problema se resuelve con un sistema que ya existe. La respuesta te dice mucho sobre con quién estás tratando.
Lo que dice la ley sobre el código
La Ley Federal del Derecho de Autor trae reglas para cuando las partes no acordaron nada. Su artículo 83 dice que, salvo pacto en contrario, quien comisiona la producción de una obra goza de la titularidad de los derechos patrimoniales sobre ella. El artículo 103 trata el caso de los programas hechos por empleados: salvo pacto en contrario, esos derechos corresponden al empleador.
Fíjate en las cuatro palabras que se repiten: salvo pacto en contrario. Lo que firmes manda. Un contrato puede decir que el proveedor conserva el código y a ti te da una licencia de uso. Si lo firmas, eso es lo que vale.
Por eso la primera pregunta se contesta por escrito, y conviene que tu abogado lea esa cláusula antes de que firmes. Esto es una orientación general; la asesoría legal le toca a tu abogado.
Señales para pensarlo dos veces
- Te cotizan sin haber preguntado cómo trabajas hoy.
- Prometen que el sistema va a hacer todo desde la primera versión.
- No te dejan hablar con la persona que lo va a construir.
- El contrato habla de licencia de uso y nadie te explicó qué significa.
- No hay respuesta clara sobre respaldos ni sobre quién tiene las contraseñas.
Una sola de estas no descarta a nadie. Tres juntas sí son para detenerse.
Cuándo no te conviene un sistema a la medida
Si lo que necesitas es facturar, llevar la contabilidad o timbrar la nómina, ya existen sistemas probados que lo hacen bien, y construir uno propio rara vez se justifica. Lo mismo si tu proceso todavía cambia cada mes: primero conviene que se asiente, aunque sea en una hoja de cálculo bien ordenada. Si no sabes si ya llegaste a ese punto, revisa estas siete señales de que el Excel ya te quedó chico.
Un sistema propio se justifica cuando tu forma de cotizar, de surtir o de controlar una obra es distinta a la de los demás, y esa diferencia es parte de por qué te compran. Si ese es tu caso, aquí explicamos cómo trabajamos el software a la medida en Monterrey.
